Lembro-me quando iniciei na área de Eventos em 2007 na Jovem Pan Curitiba e achava irado os produtores contando suas experiências e não sabia eu, que o que eles falavam é muito melhor sentir na prática.
Hoje nos deparamos com profissionais realmente qualificados de diversas áreas que conhecem ou acreditam que conhecem as atribuições dos produtores de eventos.
Numa palestra que ministrei na PUCPR à alunos de Design, percebi que ficou claro a diferença entre o que as pessoas esperavam ver de um produtor e o que realmente ele faz. Quais são suas atribuições? O que é produzir? Como tudo acontece? Até mesmo para maior compreensão do que é ser produtor, resolvi contar um pouco da nossa vida.
Ao contrário dos que muitos acham, não é só aquele cara bonitinho e bem arrumado que pensa no evento. No backstage, muita coisa acontece, muito suor é derramado e muitas vezes se lava as mãos pra tentar suavizar a sujeirada que impregna nas unhas e ninguém vê!
Tudo inicia-se no atendimento ao cliente. Nesse importante passo é coletado os objetivos, restrições e desejos do cliente. Ideal que o produtor acompanhe o atendimento nessa coleta de informações, pois o que nos faz sentirmos paixão nisso tudo é ver o brilho nos olhos do cliente quando atingimos a sua linha de raciocínio e o que ele deseja poderá ser realizado!
No planejamento estratégico de um evento é muito comum reuniões de brainstorm, há várias sugestões, pirações, coisas mirabolantes, mas se não conhecer o operacional do evento, nada adianta. É preciso saber o que pode ou não ser feito, pois o Mundo seria perfeito se vivesse e materializasse as idéias, o problema é que não acontece isso.
Planejamento feito, cliente aprovou, começa a correria. Nesse etapa do processo é onde a gestão de contatos é crucial, pois poderá ter sido sugerido que em determinada situação tenhamos um piano no teto, e preciso e tarefa do produtor saber se é possível, como será feito e que estrutura utilizar, etc. Lembre-se nem todos os sonhos dos clientes são possíveis, eu mesmo adoraria um pônei voador. As vezes é preciso dizer não, mas apresentar uma outra solução e nem sempre o impossível é por questões de estruturas ou fornecedores e sim de verba. Tenha cartas na manga!
Entenda os limites:
A parte que poucos sabem é o calhamaço de documentos que necessita para determinados eventos e onde emití-los, entender os processos legais, processos de operacionalização do evento. Conhecimento nunca é demais e pode te aliviar grandes dores de cabeça.
Inclua no seu check list as seguintes perguntas que jamais podem passar indiferente do evento:
- Os documentos e liberações estão ok?
- Foi feita visita técnica?
- A capacidade do local comporta a demanda?
- O local tem estrutura pra isso? (Capacidade de carga elétrica, banheiros, estacionamentos, etc)
- Precisa de Gerador? Qual a carga?
- Terá palco construído? Tem ART (Assinatura de responsabilidade técnica)
- Qual o Input list? Ryder de som e luz?
- Como serão passado os cabos?
- Foi feito mapa de segurança?
- Todas as funções estão claras e distribuidas?
Algumas perguntas para quem produz eventos ou quer produzir, seja você responsável apenas por um elemento ou todo ele, lembre-se, usando a camiseta “STAFF”, ninguém quer saber se você só cuida de camarim ou cuida de estruturas, é preciso conhecer o campo como um todo e lembre-se, as pessoas querem respostas ou no mínimo o interesse em ajudá-las.
Você conhece a lenda de que os produtores são semi-deuses (outra hora publico)? Por isso é uma lenda! Entenda seu corpo, saiba seus limites. De nada adianta no pré evento ou montagem você virar 24h tomando energético e no momento do evento estar só de corpo presente. Todos já fizemos isso inúmeras vezes, mas somente quando não há opção. Se tiver 1h livre durante a montagem, durma! Se puder fugir do local do evento ou puder solicitar que alguém lhe traga uma marmita, peça. Passar com várias refeições feitas com lanches rápidos é pedir pra encurtar sua vida!
O Evento:
Atenção total é pouco! Pessoas que se relacionam com produtores entendem bem o fato de durante um evento eles não atenderem o celular. Não é por não querer, muitas vezes é não poder ou não escutar, já que um dos ouvidos está ocupado com rádio acompanhando tudo e o outro ouvindo as solicitações do cliente. Pense nisso se tiver um pretendente da área! Durante o evento todas as energias estão focadas e gerir todas as equipes, todos os fornecedores, os clientes e fazer acontecer aquilo que tinha apresentado à dias atrás no planejamento. Nessas horas que alguns produtores são intitulados de arrogantes ou egocêntricos. Sim, somos! Estamos com tantas coisas acontecendo para que o evento saia 120%, já que 100% é nossa obrigação contratual, que as vezes não temos tempo de trocar conversar sobre o futsal de domingo, ou sobre como foi a balada de sexta. Não é por querer, acreditem!
Pós Evento:
O cliente amou tudo, as coisas aconteceram dentro do previsto aos olhos do cliente e todos foram embora! Que “lindio”! Agora é o momento de passar os feedbacks, agradecer a equipe e não acaba por ai não! Tudo aquilo que você acompanhou na montagem, precisa de acompanhamento na desmontagem. É preciso fazer os levantamentos de perdas (copos, talheres, móveis, etc), fazer o controle de bebidas, pagar equipes de montagem e fazer com que o local seja entregue nas mesmas ou melhores condições outrora entregues para a realização do evento.
Só então depois de toda essa maratona é que poderá ser concebido o merecido descanso. Ninguém conhece melhor o “efeito sanfona” do que nós produtores. O que emagrecemos em um evento ganhamos depois nos almoços com clientes.
O incrível é que parece ser uma praga aos amantes da profissão, pois muitas vezes fica-se 36h acordado, comendo quando dá tempo, com uma troca de roupa, uma ducha rápida e você jura de pé junto que nunca mais fará dessas, mas depois de uma longa noite de sono você anceia pelo próximo evento, pois o que de fato faz você continuar é no momento do evento, você ver as pessoas, a animação, a emoção, o seu cliente feliz, o sonho sendo realizado e você ter sido o responsável de proporcionar algo assim, sem contar é claro depois de tudo ter acontecido, você ver seu evento publicado em renomados sites como Promoview e ser premiado no Colunistas!
Aos meus colegas de profissão, ao meu público e aos meu clientes, essa é pra vocês, uma salva de palmas em pé por me deixar fazer parte da vida de vocês!
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